Política de privacidad — Psicobot

1. Quién trata tus datos

Para los usuarios que contratan o utilizan directamente Psicobot, y para la gestión técnica, contractual y administrativa de la plataforma, el responsable es Manuel Rafael Elena Navarro, NIF 30829665M, domicilio en calle Princesa, n.º 9, 3.º B, 30002 Murcia (España); contacto: contacto@psicobot.net.

Si un psicólogo o centro externo te incorpora como cliente suyo y decide las finalidades de su atención, ese profesional o centro es el responsable del tratamiento de tu caso, y Psicobot actúa como encargado respecto de dicho caso conforme al contrato de encargo. Antes de activar tu caso se debe mostrar el nombre, datos de contacto y política del profesional responsable. Psicobot sigue siendo responsable independiente de las operaciones necesarias para gestionar la cuenta de los profesionales, el funcionamiento general, la seguridad de la plataforma y sus obligaciones propias. Los roles se determinan por la actividad efectiva, no solo por el contrato.

2. Qué información tratamos y de dónde procede

Podemos tratar identificadores y datos de cuenta (correo, nombre, credenciales protegidas, idioma, estado y perfil), relación con profesional, mensajes del chat, respuestas y puntuaciones de cuestionarios, objetivos, línea de vida, análisis funcional, motivación, información de «Mi proceso», informes, planes, diagnósticos incorporados por profesionales habilitados, transcripciones y otros documentos que el usuario o el profesional carguen, datos de soporte y seguridad, registros de aceptación y retirada, información de pagos si se contratan servicios de pago y datos de interacción técnica.

La plataforma genera resúmenes y representaciones del caso —el Sistema Longitudinal de Representación del Caso (SLRC)— para ofrecer continuidad contextual. Esos datos proceden de tus interacciones y, cuando corresponda, de documentos incorporados legítimamente por tu profesional. Los datos sobre salud mental, síntomas, circunstancias íntimas o resultados de pruebas pueden ser categorías especiales de datos, aunque no exista diagnóstico. No se presume que eliminar nombres convierta el contenido en anónimo. No facilites datos de terceras personas salvo que sea pertinente y exista legitimación.

3. Para qué usamos los datos y con qué fundamento

Cuenta, inicio de sesión, soporte, entrega de funciones y vínculo con profesionales: ejecución del contrato o medidas precontractuales (art. 6.1.b del RGPD), y cuando proceda interés legítimo ponderado para seguridad técnica (art. 6.1.f).

Información psicológica especialmente protegida en el servicio directo: para poder generar respuestas, cuestionarios, resúmenes, SLRC, recomendaciones no sanitarias y planes, tratamos los datos que decidas aportar. A la base del artículo 6 que resulte aplicable se añade, cuando proceda, tu consentimiento explícito para categorías especiales (art. 9.2.a). Puedes negarte o retirarlo; las funciones dependientes de esos datos no podrán utilizarse si falta tal autorización. No incluye publicidad, investigación ni entrenamiento.

Casos aportados por profesionales externos: el responsable del caso determina y comunica a la persona atendida la base del artículo 6 y la excepción del artículo 9 aplicables a su actividad, incluso cuando sean distintas del consentimiento. Psicobot únicamente trata esos datos por instrucciones documentadas en su condición de encargado, sin utilizar el caso para finalidades propias incompatibles. El consentimiento que eventualmente se recoja en Psicobot no sustituye el deber del profesional de proporcionar información y acreditar legitimación.

Obligaciones legales, facturación, atención de derechos, incidencias, reclamaciones y prevención de abuso: bases aplicables de obligación legal (art. 6.1.c), interés legítimo previa ponderación (art. 6.1.f) o defensa de reclamaciones y excepciones legales aplicables a categorías especiales cuando corresponda.

Comunicaciones comerciales, cookies analíticas, investigaciones o entrenamiento de modelos: no se incluyen en el consentimiento necesario para prestar la función. Solo se efectuarán si se habilitan de manera legítima, con información específica y autorización separada cuando resulte exigible. No vendemos contenido psicológico a anunciantes ni autorizamos su uso para publicidad comportamental.

4. Uso de IA, profesionales y SLRC

La persona interactúa con una IA y no con un profesional humano en directo. La conversación es generada automáticamente y puede ser incorrecta. No existe revisión previa mensaje a mensaje. Los datos necesarios de la sesión se incorporan al SLRC para mantener el contexto y continuidad de las funciones, según la configuración del caso. La integración de sesión y SLRC constituye parte necesaria del servicio; no se ofrece en esta versión un chat psicológico paralelo sin ese tratamiento.

Cuando un profesional está asignado al caso, podrá acceder a las secciones y datos que su rol y el vínculo autorizado permitan, conforme a la información ofrecida en la propia plataforma. Un plan que requiera publicación profesional se mantiene como borrador hasta que el profesional lo revise y pulse «Aceptar para publicación». No se garantiza revisión continua de mensajes, detección perfecta de riesgo ni resultados clínicos. Los cuestionarios son orientativos salvo uso e interpretación específica que corresponda a profesionales habilitados.

La plataforma no utiliza las salidas automáticas para adoptar por sí sola decisiones con efectos jurídicos o de importancia similar sobre personas usuarias. En caso de que se incorporaran esas decisiones, se ofrecería la información y salvaguardias que exija la ley antes de habilitarlas.

5. Destinatarios, encargados y transferencias internacionales

Solo pueden acceder a datos las personas autorizadas para prestar el servicio, profesionales vinculados cuando proceda y proveedores técnicos que sean necesarios: alojamiento y bases de datos, comunicaciones y correo, seguridad, mantenimiento, servicios de IA y, únicamente si se utilizan, transcripción/voz y pagos. Las autoridades podrán recibir datos cuando la ley lo requiera.

La generación de IA puede implicar OpenAI, conforme al servicio API y al contrato aplicable. Esta tecnología puede comportar accesos o transferencias internacionales, incluido fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando resulten aplicables, se utilizarán las garantías exigibles por el capítulo V del RGPD, como decisiones de adecuación o cláusulas contractuales tipo, junto a las medidas complementarias apropiadas. No se ampara una transferencia sistemática de información psicológica en un consentimiento genérico de riesgo del artículo 49. Los detalles efectivamente verificados de proveedores, regiones, funciones, garantías y tiempos técnicos de conservación están disponibles en el Inventario de proveedores y transferencias de Psicobot, accesible desde esta política y actualizado mediante nuevas versiones trazables.

Los datos enviados a una API de IA pueden tener periodos de retención propios, distintos de los del historial almacenado en Psicobot, conforme al endpoint y configuración efectivos. No prometemos residencia exclusiva en la UE, anonimización, ausencia absoluta de retención externa ni acuerdos técnicos especiales salvo que consten efectivamente en el inventario publicado.

6. Cuánto tiempo guardamos la información

• Cuenta y contenido psicológico de uso directo no sanitario: durante la relación mientras sean necesarios. Tras una baja o retirada efectiva, se tramitará la supresión o bloqueo que proceda con objetivo operativo de 30 días, sujeto a comprobación de dependencias, solicitudes pendientes y deberes legales. El plazo no es una autorización para conservar datos sin finalidad.
• Copias de seguridad ordinarias bajo control de Psicobot: ciclo previsto de sustitución o expiración no superior a 90 días desde la eliminación operativa, siempre que la implementación respalde ese límite; si una copia debe recuperarse, se reaplicarán las supresiones pendientes antes de reabrir el acceso.
• Evidencias de consentimientos, negativas, retiradas, contratos y solicitudes de derechos: cuando resulte necesario para acreditar cumplimiento o defender reclamaciones, se conservarán bloqueadas y separadas del contenido psicológico durante un máximo ordinario de cinco años desde la terminación de la relación o cierre de la solicitud, salvo obligación, reclamación o prescripción específica que exija otra duración. No se guardan conversaciones completas dentro de esas evidencias.
• Registros técnicos minimizados y de seguridad: hasta doce meses cuando resulte proporcionado y necesario; no deben incluir el contenido íntegro de conversaciones o cuestionarios. Los incidentes acreditados podrán tener expedientes específicos.
• Facturación y registros mercantiles: conforme a los plazos legales, incluida cuando proceda la conservación documental mercantil de seis años.
• Documentación clínica de profesionales sanitarios externos: según las instrucciones del responsable, su régimen jurídico y la legislación sanitaria aplicable, incluidos los plazos que puedan superar cinco años; no se elimina automáticamente por cerrar la cuenta.

Los periodos efectivos de eliminación técnica, cachés, almacenamiento del proveedor de IA y copias externas se reflejarán en el inventario verificado de proveedores y sistemas. Ningún plazo anterior elimina una obligación legal de conservar documentación de forma bloqueada.

7. Tus derechos y retirada del consentimiento

Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad cuando proceda y no ser objeto de decisiones automatizadas prohibidas o carentes de garantías. También puedes retirar el consentimiento explícito en cualquier momento, sin afectar la licitud de lo realizado antes. La retirada detiene los nuevos tratamientos fundados en ese consentimiento, por lo que podrá bloquear chat, tests, SLRC y otras funciones dependientes. Podrás seguir accediendo a la información de privacidad, solicitar tus datos y gestionar la baja.

Escribe a contacto@psicobot.net o utiliza el canal «Privacidad y derechos» de la cuenta. Si tu caso lo gestiona un profesional externo, la solicitud se remitirá a quien sea responsable de ese caso, con la asistencia necesaria de Psicobot. Responderemos conforme a los plazos del RGPD y podremos pedir verificación proporcionada de identidad. Tienes derecho a reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

8. Seguridad, menores e incidencias

Aplicamos medidas de seguridad ajustadas al riesgo de los tratamientos, restringimos los accesos autorizados y registramos los eventos necesarios para proteger el servicio. Las medidas técnicas concretas que sean publicadas como verificadas deben corresponder con el estado de producción; ningún sistema conectado a internet puede prometer riesgo cero o confidencialidad absoluta. En caso de brecha personal, evaluaremos y realizaremos las notificaciones exigibles.

Psicobot limita esta modalidad del servicio a personas de 18 años o más. La edad de 14 años prevista para determinados consentimientos de protección de datos en España no implica admisión de menores en Psicobot. Ante una declaración de minoría de edad no se habilita el servicio principal.

9. Cambios y contacto

Los cambios materiales de finalidades, responsables, categorías de destinatarios o condiciones que lo exijan darán lugar a una nueva versión y, cuando proceda, nueva aceptación o consentimiento. Los textos históricos se conservan como evidencia, pero no se presentan como vigentes. Para cualquier consulta: contacto@psicobot.net.